Pengalaman Penerapan ERP Sistem di Nestle Indonesia

Gambaran Umum
Nestle adalah perusahaan makanan terbesar diseluruh dunia dengan ribuan macam produk dan unit bisnis di lebih dari 84 negara. Nestle menerapkan strategi manajemen kontrol sistem yang terdesentralisasi, denagn mendelegasikan otoritas pengambilan keputusan di masing-masing unit bisnis sehingga keputusan-keputusan yang diambil sesuai dengan kondisi di masing-masing negara. Untuk mengkoordinasikan seluruh unit bisnisnya di seluruh dunia maka dibutuhkan peranan sistem teknologi informasi yang bisa mengkoordinasikan seluruh aktivitas bisnis agar diperoleh competitive advantage.
Sebelumnya Nestle telah menerapkan corporate intranet pada tahun 1997, yang bertujuan mendukung lima kegiatan bisnisnya yaitu purchasing, marketing, business intelligence, teknologi, dan manajemen sumberdaya manusia. Corporate intranet ini dikenal dengan Nestle Intranet Kit Assistant (NIKITA).NIKITA ini merupakan software yang dikembangkan oleh Nestle sendiri dan menjadi blueprint bagi pengembangan proyek intranet selanjutnya. Sistem ini digunakan lebih dari 80.000 karyawan Nestle di seluruh dunia.
Email merupakan sarana interaksi yang fundamental di Nestle dan sudah menjadi budaya kerja di Nestle untuk berinteraksi antar departemen dengan hanya menggunakan email. Pemberitahuan, berita-berita penting, instruksi, dan komunikasi bisnis biasa menggunakan media email. Oleh karena itu intranet dan email merupakan kebutuhan pokok Nestle dan membuat komunikasi menjadi lebih cepat dan efisien.
Dengan makin ketatnya persaingan di industri bisnis makanan, maka Nestle membutuhkan dukungan teknologi informasi yang bisa menyatukan semua bisnis unit Nestle di seluruh dunia dan mengaplikasikan proses bisnis yang efisien dan efektif. Oleh karena itu pada tahun 2000, Nestle meluncurkan proyek GLOBE (Global Business Excellence)yang merupakan proyek terbesar Nestle selama 135 tahun berdirinya perusahaan ini. Tujuan dari proyek GLOBE adalah meningkatkan kinerja dan efisiensi bisnis Nestle di seluruh dunia. Proyek GLOBE ini merupakan sistem ERP (enterprise resource planning) yang menggunakan software SAP. Implementasi mySAP.com termasuk Workplace, SAP R/3, BW, APO, CRM, EBP dan Knowledge Warehouse. Proyek ini terbagi menjadi empat kegiatan pokok, yaitu Business Excellence, Data Standard&Data Management, Information Technology dan Global Template. Proyek ini menggunakan konsultan dari PwC.
Proyek GLOBE di Nestle Indonesia
Proyek penerapan proyek GLOBE di Nestle Indonesia dimulai pada tahun 2003. Strategi penerapan yang dipakai adalah Phasing Strategi, yaitu penerapan secara bertahap sampai tahun 2006. Proyek ini pertama kali diterapkan di Head Office Jakarta dan Kejayan Factory, Pasuruan, Jawa Timur, yang merupakan pabrik pengolahan susu sapi terbesar di Indonesia. Pada tahun 2005, proyek GLOBE mulai diaplikasikan di Panjang Factory, Lampung dan Cikupa Factory, Tangerang, Jawa Barat. Secara pertahap proyek GLOBE ini diaplikasikan di masing-masing departemen.
Kritik Proyek GLOBE
Proyek GLOBE memang sudah tepat dicanangkan Nestle karena ERP sistem sekarang sudah menjadi kebutuhan perusahaan-perusahaan global yang ingin tetap kompetitif di persaingan bisnis global. Dengan ERP sistem ini maka perusahaan bisa mensinergikan keseluruhan proses bisnis yang ada di perusahaan tersebut sehingga dicapai proses bisnis yang efisien dan efektif, serta memberikan kemudahan terjadinya “sharing knowledge” antar masing-masing bagian.
Terkait dengan penerapan sistem ini di Nestle Indonesia, penulis melihat adanya kebingungan yang amat sangat dari karyawan operasional di level supervisor ke bawah. Mereka yang harus dibiasakan untuk input data terkadang merasa cangggung dengan tampilan sistem baru. Dari pengalaman penulis menjadi supervisor di RSCM Departemen di Kejayan Factory, terlihat adanya “culture shock” yang dialami operator karena harus input data ke komputer padahal mereka terbiasa menggunakan kertas. Terdapat berbagai kesulitan yang mereka hadapi mulai dengan ketidak-familier-an mereka menggunakan komputer. Dari sini saja sudah timbul masalah karena dalam ERP sistem jika satu bagian tidak menginput data maka akan membuat bagian yang lain terhenti. Dengan beban input data ini sempat mengganggu proses kegiatan produksi yang sedang berjalan, karena mereka harus berbagi konsentrasi antara input data dan pekerjaan operasional. Kesulitan lainnya adalah adanya perbedaan tampilan di software baru ini dibandingkan dengan software lama. Terkesan bahwa aplikasi SAP yang diterapkan secara “vanilla” (istilah penerapan SAP di NIBCO yang secara apa adanya tanpa customization). Berbagai kesalahan input sering dilakukan dan sering sekali hal tersebut menimbulkan masalah dan butuh dikonsultasikan dengan tim IT. Bahkan beberapa teman sejawat selevel supervisor yang sampai stress karena bingung mengoperasikan sistem baru yang tampilannya sangat berbeda dengan sistem lama.
Tidak ditemukan seorang “project champion” yang di taruh di masing-masing shift kerja yang bisa membantu pengoperasian SAP ini. “ project champion” ini hanya ada satu untuk satu departemen sehingga kerjanya tidak optimal. Oleh karena itu proses pembelajaran semua karyawan menjadi sangat lamban. Seharusnya terdapat sebuah “champion team” di tingkat departemen dan 1 orang project champion di masing-masing tim. Dengan begitu proses pembelajaran ke sistem baru akan efektif dan cepat.
Pada awal penerapan sistem baru,terdapat banyak sekali kesalahan input data sehingga sempat membuat proses record file terganggu. Waktu itu untuk menyelesaikan problem ini, ditunjuklah 1 orang karyawan yang khusus input data di masing-masing tim. Seharusnya hal tersebut tidak dilakukan, karena salah satu prinsip dalam proses pembelajaran adalah “show the brutal facts” (Jim Collins, dalam bukunya Good to Great). Dengan prinsip “show the brutal facts” maka kesalahan yang ada diangkat dan ditunjukkan untuk dilakukan langkah-langkah koreksi. Dengan menaruh orang yang khusus input data di masing-masing tim dan membiarkan anggota tim lain tidak melakukan input data maka tidak ada pembelajaran yang benar dari hakekat penerapan sistem baru tersebut. Terlebih hal ini juga menambah biaya produksi karena menambah 1 karyawan yang berfungsi untuk input data.
Denagn proses transformasi step by step terlihat bahwa proses peralihan ke sistem baru berjalan lambat dan tingkat kesuksesannya tidak maksimal. Lain halnya jika dicoba di satu factory atau satu unit bisnis, diterapkan pendekatan “big bang”, mungkin hasilnya akan lebih baik dan lebih efisien.
Daftar Pustaka
Collins, Jim, 2001. Good To Great,1st edition, Harper Business New York.
Martin, E. Wainright. et al, 1999, Managing Information Technology: What Managers Need to Know, 5th edition, New Jersey: Prentice Hall, Englewood Cliffs.