Cara Modern Me"manage" Gerai Handphone

CARA MODERN ME”MANAGE” GERAI HANDPHONE
Background
Dalam lima tahun terakhir ini diberbagai pelosok kota dan pedesaan banyak bermunculan gerai handphone yang di Indonesia terkenal dengan istilah “konter HP”. Hal ini merupakan indikasi positif bagi perekonomian secara umum karena secara langsung konter-konter ini akan menyerap tenaga kerja dan memberi penghidupan bagi banyak orang. Sebutan “konter HP” ini sebenarnya bisa di bagi kedalam tiga kelompok kategori bisnis, yaitu bisnis perdagangan handphone, bisnis perdagangan pulsa, bisnis accessories handphone. Biasanya konter-konter pada umumnya menjalankan gabungan kelompok bisnis ini secara simultan. Contohnya ada konter yang menjual handphone sekaligus menjual accessories handphone dan pulsa. Tetapi ada juga konter yang fokus pada kategori bisnis tertentu saja, misalnya bisnis handphone saja. Biasanya konter yang fokus pada salah satu kategori bisnis ini merupakan pemain besar yang memusatkan capability dan resource yang dimiliki untuk fokus di satu bidang bisnis saja.
Terlihat fenomena bahwa banyak sekali “turnover” di bisnis ini. Banyak sekali kita lihat konter yang baru buka tetapi kemudian beberapa bulan atau tahun kemudian tutup atau gulung tikar. Dari pengalaman saya membesarkan Papyrus Mobilephone Group selama lima tahun, terdapat beberapa penyebab kegagalan tersebut, diantaranya adalah:
1. Kesalahan manajemen
2. Keterbatasan modal
3. Komitmen jangka pendek
Kesalahan manajemen merupakan penyebab kegagalan yang paling sering ditemui. Maksud dari kegagalan manajemen adalah sebuah kesalahan dalam mengelola usaha, yang dalam hal ini adalah konter. Contohnya, banyak sekali ditemui konter yang tutup karena pengelolaan keuangannya yang tidak baik. Yang sering terjadi adalah tidak dilakukannya pemisahaan antara modal kerja dan uang untuk kebutuhan konsumsi. Sehingga lama-lama modal kerjanya ikut terpakai dan habis untuk belanja konsumsi. Sedangkan keterbatasan modal menjadi penyebab kegagalan nomor dua, karena kebanyakan konter adalah usaha perseorangan sehingga akses modalnya dari pihak ketiga sangat kurang. Penyebab yang ketiga yaitu komitmen jangka pendek, maksudnya adalah konter hanya dijadikan pengisi waktu menganggur saja, dan tidak mempunyai bayangan dan impian kedepan mau kemana konter ini.
Manajemen Konter yang Baik
Sebenarnya tidak susah mengambil beberapa ilmu manajemen untuk di aplikasikan di bisnis ini. Untuk pemula, mulailah secara terencana menerapkan pembukuan yang baik dan tertiblah dalam menggunakan uang modal. Mulailah dengan mencatat berapa modal keseluruhan yang digunakan, catat semua transaksi harian, analisa transaksi harian ini sehingga terhitung berapa profit yang didapatkan dalam 1 hari penjualan. Jika perlu berikan tugas ini kepada karyawan supaya tiap hari semua transaksi barang keluar-masuk bisa tercatat dengan baik. Disini hal yang pokok adalah kita harus tahu berapa modal yang digunakan. Yang kedua adalah berapa profit per bulan yang dihasilkan dari bisnis ini. Jika kita sudah mengetahuinya, mulailah menghitung berapa kebutuhan kita dalam satu bulan. Berapa gaji karyawan, biaya operasional konter, dan biaya sewa (jika menyewa tempat konter). Dari sini kita akan tahu berapa net profit yang kita dapatkan dalam 1 bulan. Jika net profit ini lebih besar dari kebutuhan pribadi kita maka kemungkinan besar keuangan konter akan aman, tetapi jika defisit? Maka bersiaplah untuk menghadapi penyusutan modal kerja. Perlu diperhatikan juga bahwa bisnis ini juga ada fluktuasinya, jadi jangan pernah hanya melihat laporan keuangan dalam 1 bulan saja, jika perlu analisa dalam 1 tahun.
Jika konter sudah besar dan berkembang menjadi 2-3 cabang, biasanya masalah yang dihadapi adalah kontrol manajemen tiap-tiap konter. Untuk kasus ini kita bisa mengadopsi ilmu manajemen modern, seperti yang ada di bukunya V. Govindrajan dan R.N. Anthony yang berjudul “Management Control System”. Disini dijelaskan terdapat beberapa strategi penerapan struktur organisasi, diantaranya adalah “unit bisnis organization”. Dengan penerapan unit bisnis organization maka kita akan menerapkan tiap-tiap cabang tersebut sebagai sebuah responsibility center yang memiliki independensi dan target penjualan tertentu. Biasanya responsibility center tersebut bertipe profit center atau investment center, dimana tiap-tiap unit bisnis dipimpin oleh seorang manajer yang diberi tanggungjawab penuh untuk mengelola. Dengan struktur organisasi ini maka kita akan memberikan empowerment lebih kepada karyawan untuk memaksimalkan potensi yang dipunyai.
Contoh nyata adalah struktur organisasi unit bisnis yang diterapkan Papyrus Mobilephone Group. Mereka mempunyai kantor pusat yang isinya hanya 4 orang karyawan admin dan finance dan 1 orang analis bisnis. Masing-masing cabang merupakan satu unit bisnis yang independen (profit center), yang dipimpin oleh seorang manajer. Manajer bertanggungjawab penuh terhadap pengelolaan konter mulai dari SDM, administrasi keuangan, dan aset konter. Sebagai penyeimbang, maka masing-masing konter juga terdapat 1 orang staf admin yang ditempatkan di masing-masing unit bisnis dan berkoordinasi langsung dengan staf admin di kantor pusat. Tiap-tiap konter akan dievaluasi kinerjanya dari 3 aspek yaitu net income, customer komplain indeks, dan turnover karyawan. Khusus untuk net income, masing-masing konter mempunyai target net income minimal per bulan, jika mereka menghasilkan net income yang melebihi target maka sisanya dibagi 50%-50%, yaitu untuk manajemen pusat dan untuk bonus pejualan bagi tim di unit bisnis. Strategi ini cukup berhasil mengangkat kinerja karyawan tanpa harus dikontrol ketat, karena secara tidak langsung mereka juga merasa “memiliki” bisnis tersebut.